Czym jest system rezerwacji online
System rezerwacji online to strona, na której klient sam wybiera usługę, osobę i godzinę wizyty, a potem dostaje potwierdzenie i przypomnienie. Po Twojej stronie to kalendarz, który wypełnia się bez odbierania telefonu. Zamiast pytań „czy jest wolny termin w czwartek” dostajesz gotowe wizyty w grafiku.
W Umówmy taka strona ma krótki adres umow.my/twoja-nazwa. Wklejasz go w opis profilu na Instagramie, w wizytówkę w Google, w stopkę maila i na drzwi gabinetu. Klient otwiera link w telefonie, widzi wolne terminy na ten tydzień i umawia się w kilkanaście sekund. Nie pobiera aplikacji i nie zakłada konta.
Najwięcej zyskują firmy, w których czas jest towarem: salony fryzjerskie i kosmetyczne, gabinety lekarskie, fizjoterapeuci, psycholodzy, trenerzy personalni, korepetytorzy, kancelarie, serwisy samochodowe i fotografowie. Każda z tych branż sprzedaje godziny, a każda godzina bez klienta to strata, której nie da się odrobić.
Co powinien umieć dobry system rezerwacji
Kalendarz to dopiero początek. Dobry system rezerwacji online pilnuje całej drogi klienta, od pierwszego kliknięcia do kolejnej wizyty. Przy wyborze zwróć uwagę na kilka rzeczy.
- Własny adres strony. Klient trafia do Ciebie, a nie do katalogu, w którym obok są inne firmy z Twojej okolicy.
- Grafiki pracowników. Każda osoba ma swoje godziny, przerwy, urlopy i usługi. Klient wybiera, do kogo się umawia.
- Synchronizacja z kalendarzem. Wizyta lekarska albo spotkanie w prywatnym kalendarzu Google czy Outlook blokuje termin na stronie.
- Przypomnienia i odwołania. SMS przed wizytą z linkiem do odwołania albo przełożenia terminu według Twoich zasad.
- Zadatki i płatności. Pieniądze idą prosto na Twoje konto, bez prowizji od każdej wizyty.
- Baza klientów. Historia wizyt, notatki i eksport danych, kiedy tylko zechcesz.
Umówmy ma to wszystko w każdym planie, a w planach Zespół i Firma dochodzą karnety, ponowne rezerwacje, raporty i powiadomienia o zwolnionym terminie.
Przypomnienia i zadatki, czyli koniec z pustym fotelem
Klient, który zapomniał o wizycie, nie jest złośliwy. Umówił się dwa tygodnie temu i życie przykryło termin. Przypomnienie SMS dzień wcześniej daje mu szansę odwołać wizytę z wyprzedzeniem, a Tobie czas, żeby ktoś inny zajął tę godzinę. Gdy ktoś odwoła wizytę, system wysyła wiadomość osobom zainteresowanym wcześniejszym terminem.
Zadatek działa inaczej: klient, który zapłacił 50 zł przy rezerwacji, rzadziej rezygnuje bez słowa. Zadatek ustawiasz tylko tam, gdzie ma sens, na przykład przy koloryzacji, długim zabiegu albo sesji zdjęciowej. Zasady zwrotu opisujesz w swoim regulaminie usług. Policz w kalkulatorze wyżej, ile może Ci to dać przy Twoich liczbach.
Ile kosztuje system rezerwacji online
Na rynku spotkasz trzy modele. Pierwszy to abonament liczony za stanowisko albo pracownika: niska cena na start, która rośnie z każdą zatrudnioną osobą. Drugi to prowizje od nowych klientów i od płatności, przy których rachunek zależy od tego, ile osób przyjdzie z katalogu. Trzeci to stały abonament za plan, w którym od początku wiesz, ile zapłacisz.
Umówmy działa w trzecim modelu. Solo kosztuje 199 zł netto miesięcznie albo 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej. Zespół do 5 osób to 399 zł albo 199 zł rocznie w przeliczeniu na miesiąc, a Firma do 20 osób i wielu lokalizacji to 799 zł albo 399 zł. SMS-y są w planie, nie płacisz prowizji od wizyt ani od klientów, a fakturę VAT dostajesz co okres.
Jak uruchomić rezerwacje online w jeden dzień
- Wpisz nazwę firmy w polu na górze strony i wybierz branżę. Od razu widzisz podgląd strony z usługami i wolnymi godzinami.
- Załóż konto adresem e-mail i hasłem, potwierdź je kodem z maila i wybierz plan. Adres umow.my/twoja-nazwa jest od tej chwili Twój.
- W panelu popraw usługi, ceny i czas trwania, ustaw godziny pracy i połącz kalendarz Google albo Outlook.
- Zaimportuj klientów z pliku, jeśli przenosisz się z innego systemu, i włącz przypomnienia SMS.
- Wklej link do profilu na Instagramie, wizytówki w Google i stopki maila. Pierwsze rezerwacje przychodzą same.
Dane klientów i RODO
System rezerwacji przetwarza dane osobowe, a w gabinetach także dane o zdrowiu. Dlatego dane przechowujemy w Unii Europejskiej, połączenia są szyfrowane, a formularze przed wizytą zbierają osobne, dobrowolne zgody. W zespole każdy widzi tyle, ile wynika z jego roli: recepcja nie musi czytać notatek terapeuty.
Twoi klienci zostają Twoi. Nie pokazujemy ich innym firmom, nie budujemy katalogu i nie wysyłamy im reklam. Bazę eksportujesz w każdej chwili. Więcej przeczytasz na stronie Bezpieczeństwo i w poradnikach na blogu.